Исполнение обязанностей по вакантной должности: приказ, срок исполнения. Как оформить возложение обязанностей по вакантной должности госслужбы? Что значит временно исполняющий обязанности

Споры вокруг понятий ИО и ВРИО и их использования в трудовых отношениях не утихают уже много лет. Одна из причин возникновения вопросов кроется в законодательном признании должности «исполняющий обязанности» для государственных служащих, ведь мы, регулярно читая документы, видим упоминание там должности чиновника как «исполняющего обязанности», например, министра или
руководителя Управления ФНС России. При этом в трудовом законодательстве или классификаторе должностей таких ставок не предусмотрено. В вопросах правового статуса, назначения и, самое главное, оплаты разобралась Антонина Фролова.

Еще недавно специалисты Департамента оплаты труда, трудовых отношений и социального партнерства Министерства труда и социальной защиты (выделенного из Минздравсоцразвития Указом Президента РФ от 21.05.2012 г. № 636) признавались, что, во-первых, не всем явлениям, возникающим в сфере трудовых отношений, даны четкие определения в ТК. И многие понятия из тех, что прописаны, зачастую вызывают неоднозначное толкование. А, во-вторых, имеется некоторая разрозненность норм, регулирующих одно и то же явление. Ну и, в-третьих, не все законодательные нормы ТК можно легко исполнить, так как не для всех прописан механизм реализации.

В полной мере эти слова о трудностях относятся и к нашему спору об ИО и ВРИО.

На заметку

Во всем Трудовом Кодексе упоминание об исполнении обязанностей временно отсутствующего сотрудника без освобождения от работы содержится только в , а декларирует оплату такого труда.

Для требуется заключить отдельный рабочий контракт, в котором нужно указать факт занятости по совместительству, время и оплату. По желанию сотрудника сведения об этом договоре можно внести в трудовую книжку.

А для совмещения, расширения и перевода необходимо сделать дополнительные соглашения к трудовым контрактам, содержащие описание новой работы, сроки и оплату.

Для определения размера доплаты до сих пор используется Разъяснение Госкомтруда СССР, ВЦСПС от 29 декабря 1965 года № 30/39 (ред. от 11.12.1986 г., с изм. от 11.03.2003 г.) «О порядке оплаты временного заместительства». Согласно пункту 1, замещающему работнику выплачивается разница между его фактическим окладом и окладом замещаемого работника (без персональной надбавки). Революционное решение было принято 11 марта 2003 года в КС РФ, когда Определением № КАС 03-25 было отменено ограничение в оплате труда специалистов, замещающих отсутствующего руководителя, так как оно противоречит ТК РФ.

Учитывая давность документа, советую пользоваться , которая предлагает обеим сторонам самим договориться о размере доплаты.

Сотрудник или работодатель имеют право досрочно прекратить выполнение дополнительной работы, предупредив другую сторону в письменной форме не позднее, чем за три дня (ч. 4 ст. 60.2 ТК).

О СОВМЕЩЕНИИ ДОЛЖНОСТЕЙ

Приказываю:

1. Поручить на срок с 01.04.2014 г. по 12.04.2014 г. бухгалтеру по ТМЦ Борисовой Н.И. в течение установленной продолжительности рабочего дня (смены) наряду с работой, определенной трудовым договором, дополнительную работу по должности «бухгалтер по ОС» в порядке совмещения должностей.

2. В период совмещения должностей с 01.04.2014 г. По 12.04.2014 г. выплачивать Борисовой Н.И. ежемесячную надбавку (доплату) за совмещение должностей в размере 30%.

Основание: Соглашение № __ к ТД о совмещении должностей от 31.03.2014 г.

Генеральный директор Иванов И.И.

На практике распоряжение о возложении обязанностей на время отсутствия специалиста включается в приказ, по которому и разрешается это отсутствие, как, например, отпуск или командировка, но, естественно, за исключением временной нетрудоспособности или по невыясненным причинам. В этом случае с приказом под расписку знакомятся оба работника. Обратите внимание, со специалистом, выполняющим обязанности отсутствующего материально ответственного лица, на время замещения необходимо заключить договор о полной материальной ответственности.

У сотрудников кадровой службы иногда возникает вопрос - необходимо ли вносить в трудовую книжку работника сведения о том, что он принят на должность специалиста, находящегося в отпуске? Чиновники из Федеральной службы по труду и занятости в письме от 6 апреля 2010 года № 937-6-1 разъяснили, что срок трудового соглашения определяется при его заключении и указывается в контракте, а в трудовой книжке запись о сроке договора не производится. Обратите внимание, в случае если речь идет о руководителе, если исполнение этих обязанностей предусмотрено в должностной инструкции другого работника (например, заместителя), то заключать дополнительное соглашение также не требуется.

Разные сроки

Сроки работы ВРИО устанавливаются работодателем с письменного согласия сотрудника (ч. 3 ст. 60.2 ТК). То есть дополнительная работа может выполняться до той поры, пока не исчезнет необходимость или самого трудоголика не «оттащат» родственники для сохранения его же здоровья.

Однако для ВРИО перевод имеет ограничение по сроку: до одного года - в общем случае, до выхода на работу замещаемого работника - в случае, если за последним на время отсутствия в соответствии с законом сохраняется место.

В последнем варианте возможны некоторые трения вплоть до судебных претензий. Поскольку период отсутствия нужного специалиста не должен нарушать нормальную деятельность организации, латается «кадровая дыра», а возвращение работника через несколько месяцев, а, возможно, и лет, создает кадровую проблему, разрешение которой требует не ума и сообразительности, а проявления мудрой дальновидности руководителя для бесперебойной и бесконфликтной работы.

Если с сотрудником был заключен на время исполнения обязанностей отсутствующего работника, то он прекращается с выходом этого специалиста (). Причем, это может произойти как через три года, например, по окончании отпуска по уходу за ребенком, так и в любой день, когда коллега решит прервать свое отсутствие.

Шапка мономаха

Все начальники, от маленьких до больших, - тоже люди, они уходят в отпуска, отправляются в командировки, болеют, а иногда даже рожают детей. На них так же, как и на других работников, распространяются гарантии и обязанности, заданные Трудовым кодексом.

Не следует забывать, что ответственности у руководителей больше, и нахождение на отдыхе не является уважительной причиной для отмены административного штрафа, как это решили судьи в Уфе. Верховный суд Республики Башкортостан 4 апреля 2013 года по делу № 44а-115/13 отказал директору ООО в удовлетворении жалобы на постановление арбитров, указав на несостоятельность довода о том, что на момент поступления запроса должностного лица Государственной жилищной инспекции Республики Башкортостан директор Л. находился в отпуске.

Делегирование части обязанностей руководителя, в том числе и право подписи конкретных документов, должно быть оформлено доверенностью (). Отсутствие этой бумаги может быть причиной отказа принятия судебной жалобы. Например, ФАС Центрального округа 18 сентября 2013 года по делу № А14-16648/2012 постановил вернуть заявителю кассационную жалобу на решение Арбитражного суда Воронежской области от 6 февраля 2013 года и постановление Девятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 31 мая 2013 года по делу № А14-16648/2012 в связи с отсутствием документа, подтверждающего полномочия лица, подписавшего кассационную жалобу, заверенного надлежащим образом.

Кто сталкивался с аудиторскими проверками, наверняка обратил внимание, что проверяющих интересует, чьи автографы стоят на документах организации в период отсутствия руководителя.

Эта проверка может уберечь компанию от финансовых потерь в судебных спорах о непризнании хозяйственных договоров, подписанных неуполномоченным на это лицом, например, заместителем руководителя, права которого не базируются на учредительном документе и которому не выдана доверенность; или руководителем обособленного подразделения (филиала, представительства) от имени юридического лица без необходимых разрешающих бумаг, закрепленных в положении о подразделении и доверенности, либо с превышением таких прав. Пример соответствующего приказа приведу ниже.

В СВЯЗИ С УХОДОМ В ОТПУСК

Приказываю:

1. Возложить временное исполнение обязанностей генерального директора на заместителя генерального директора Пуговкина М.С. С 28.04.2014 г. по 08.05.2014 г. без освобождения от выполнения основной работы.

2. Подготовить и выдать Пуговкину М.С. доверенность на право подписи фи- нансовых документов, бухгалтерской и налоговой отчетности, на представи- тельство в суде или налоговых органах.

3. Установить Пуговкину М.С. доплату за временное исполнение обязанностей генерального директора в размере 30000 руб. в месяц.

Основание: трудовой договор с Пуговкиным М.С., дополнительное соглашение к ТД.

Генеральный директор Синявский Е.С.

Некоторые юристы предлагают решать вопросы, связанные с назначением «исполняющего обязанности руководителя организации», на уровне учредительных документов во избежание неблагоприятных последствий неконтролируемого исполнения. Что касается подписи, любые контракты и приказы должны визироваться реальным лицом с указанием Ф.И.О., «родной» должности и основанием возникновения полномочий данного лица. Такой совет, увы, только совет, дается в Методических рекомендациях по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утв. Приказом Росархива от 23.12.2009 г. № 76) совместно с ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации».

Учтите, контрагенты, контролеры и просто работники в наше время юридически грамотны, и поэтому документы с палочками или крючочками перед подписью, указывающие на то, что кто-то расписался за кого-то, придется переделывать.

Антонина Фролова , для журнала «Расчет»

Работа с кадрами на предприятии

Правильно составленные документы защитят от штрафных санкций со стороны проверяющих, выведут из конфликтной ситуации с работниками. С электронной книгой «Работа с кадрами на предприятии» у вас будет в полном порядке вся документация.

Самая страшная головная боль любого сотрудника кадровой службы — оформление документов на работника, временно исполняющего чужие обязанности. Неизменно возникает путаница: ВРИО или ИО, полностью или с использованием аббревиатур, а как склонять?.. Такая неразбериха объясняется тем, что в современном законодательстве можно отыскать лишь отголоски документов, регламентирующих данную ситуацию.

До недавнего времени вся деловая переписка была сугубо мужской: генеральный директор Иванова, главный редактор Петрова. Это негласное правило нигде не было описано, но каждый уважающий себя филолог воздерживался от употребления феминитивов.

Однако в современном обществе все большее количество женщин начинает задумываться о гендерном равенстве, поэтому слова «директорка» или «редакторка» сегодня уже мало кого могут удивить.

Тем не менее, использование феминитивов все ещё режет слух, поэтому в деловой документации следует придерживаться устоявшихся стандартов: если необходимо донести информацию о временно исполняющем чьи-либо обязанности, то делать это лучше без привязки к полу. Например, «назначить премию в размере двух окладов исполняющему обязанности главного бухгалтера Сидоровой Марии Павловне…»

С другой стороны, согласование по роду не является нарушением и если в том же приказе о назначении премии работник напишет: «исполняющей обязанности главного бухгалтера Сидоровой Марии Павловне…» — это не будет считаться ошибкой и возможно уже через несколько лет такая форма даже станет приоритетной.

Врио и И.о. — отличие в написании и смысловой нагрузке

Существует две возможности замещения чужих обязанностей: с полным отстранением от собственных до момента выхода основного сотрудника, чьи задачи были переняты и с совмещением собственных обязанностей с обязанностями отсутствующего, до момента назначения на должность нового человека.

В первом случае, речь идет о временном исполнении обязанностей и к основной должности работника, который выполняет чужую работу, следует добавлять аббревиатуру «ВРИО», а сотруднику выплачивается разница в заработной плате.

Во втором случае, речь идет о дополнительной нагрузке, то есть об «исполнении обязанностей», поэтому к должности добавляется сокращение «и.о.», при этом изменений в заработной плате работающего не происходит.

Такое разграничение терминологии подробно описано в ст. 74 и ст. 151 Трудового кодекса РФ. Как правило, ВРИО назначается на должность с полным освобождением от прежних обязанностей.

Чаще всего подобные ситуации происходят в государственных структурах после увольнения или отстранения от должности кого-то из руководителей, тогда как процесс перевода с одной должности на другую обременен сложностями бюрократического аппарата и может растянуться на несколько месяцев.

Получается, должности на бумаге у сотрудника ещё нет, а исполнять новые обязанности надо. И здесь на помощь кадровикам приходит та самая приставка «ИО» или «ВРИО». Однако в случае с и.о. с юридической точки зрения место, на которое якобы назначается такой работник, остаётся вакантным и велика вероятность что на него будет назначен совершенно другой человек.

На практике ВРИО и ИО часто имеют равнозначное значение, и доплата за исполнение чужих обязанностей не происходит.

Тезисно можно выразить основную разницу следующим образом:

• ВРИО занимается исполнением обязанностей исключительно в рамках новой должности, ИО — выполняет и свою, и чужую работу;
• ВРИО будет выполнять чужие обязанности до того момента, пока на вакантное место не выйдет основной работник, ИО будет трудиться за двоих, пока на новую должность не назначат нового работника (или его самого);
• ВРИО назначается тогда, когда основной сотрудник не может выполнять свои обязанности по причине заболевания, отпуска, отстранения от должности, ИО назначается при появлении вакансии.

Как пишутся должности, названия инстанций?

Единственный документ, способный пролить свет на правильное написание должностей и инстанций, отметил в прошлом году своё шестидесятилетие. Естественно, что в современном деловом сообществе потихоньку формируются другие речевые «привычки».

Однако в спорных ситуациях специалисты все равно прибегают к Правилам русской орфографии и пунктуации, которые рекомендуют писать названия должностей со строчной буквы, а в официальных документах предлагают ссылаться на правила, установленные внутри организации или ведомственные инструкции.

Если должность состоит из нескольких слов, то все слова пишутся со строчной буквы, например, «главный специалист по информационным технологиям».

Наименования организаций пишутся с большой буквы, а все структурные подразделения — со строчной. Примеры:

• начальник Управления по дорожной безопасности;
• главный бухгалтер отдела потребителей;
• младший инженер отдела поддержки пользователей.

Написание адреса в документах

Правильное написание адресов закреплено в Правилах оказания услуг почтовой связи № 221 от 15 апреля 2005 года. Существует особый порядок указания всех элементов адреса, сделано это не просто так, а чтобы облегчить работу сотрудников почтовых отделений. Поэтому при указании адреса вначале необходимо писать название организации или фамилию адресата, затем название улицы с указанием номера дома, населенный пункт, область, край, республику и в самом конце — почтовый индекс.

Как правильно писать время?

Неотъемлемым атрибутом приказов о назначении на должность сотрудников является дата и время. Как правило, в деловой документации не указываются часы, достаточно лишь упоминание даты. Однако существуют некоторые исключения: например, акты о неявке рабочего на работу, где необходимо указать точное время, в которое человек отсутствовал на рабочем месте.

Внимание! В связи с последними изменениями в законодательстве, юридическая информация в данной статьей могла устареть! Наш юрист может бесплатно Вас проконсультировать - напишите вопрос в форме ниже:

Иногда на документах можно увидеть подпись не руководителя компании, а исполняющего его обязанности, что в большинстве случаев именно так и обозначается: «и. о. директора» или «и. о. главного бухгалтера». Соответствует ли закону такая должность? Правомерно ли при подписании документов указывать «и. о.»? Ответы на эти и некоторые другие вопросы вы найдете, прочитав статью.

Представим ситуацию, когда руководитель компании уволился, а замену ему еще не подыскали. Но ведь место руководителя не может пустовать - кто-то должен управлять компанией. Обычно в таком случае заместителя назначают исполняющим обязанности руководителя и этим ограничиваются. Но правильно ли это? Давайте разбираться.

Исполнение обязанностей отсутствующего работника

Статьей 60.2 ТК РФ предусмотрена возможность исполнения обязанностей временно отсутствующего работника без освобождения от работы, определенной трудовым договором. Для этого работнику поручается выполнение в течение установленной продолжительности рабочего дня (смены) наряду с работой, определенной трудовым договором, дополнительной работы по другой или такой же профессии (должности) за дополнительную оплату. Отметим, что сделать это можно только с письменного согласия работника.

Поручаемая работнику дополнительная работа по другой профессии (должности) может осуществляться путем совмещения профессий (должностей). Если же дополнительная работа такой же профессии (должности), можно осуществлять ее путем расширения зон обслуживания или увеличения объема работ.
Срок, в течение которого работник будет выполнять дополнительную работу, ее содержание и объем устанавливаются работодателем с письменного согласия работника.

Работник имеет право досрочно отказаться от выполнения дополнительной работы, а работодатель - досрочно отменить поручение о ее выполнении, предупредив об этом другую сторону в письменной форме не позднее чем за три рабочих дня.
Для поручения исполнения обязанностей отсутствующего работника необходимо заключить дополнительное соглашение, в котором четко указать должностные обязанности, исполнять которые поручается работнику. Кроме этого, в соглашении нужно закрепить размер доплаты за исполнение обязанностей, срок и иные
условия, о которых стороны трудовых отношений договорились.

Для исполнения обязанностей временно отсутствующего работника без освобождения от работы, определенной трудовым договором, работнику может быть поручена дополнительная работа как по другой, так и по такой же профессии (должности).

Есть важный момент в применении нормы ст. 60.2 ТК РФ : назначение работника исполняющим обязанности по вакантной должности не допускается. Это возможно только по должности, назначение на которую производится вышестоящим органом управления. В этом случае руководитель предприятия, учреждения, организации обязан не позднее месячного срока со дня принятия трудящегося на работу представить в вышестоящий орган управления документы для его назначения на должность. Этот орган в месячный срок со дня получения документов должен рассмотреть вопрос и сообщить руководителю о результатах (п. 2 Разъяснения Госкомтруда СССР №   30 и Секретариата ВЦСПС №   39 от 29.12.1965 №   30/39 «О порядке оплаты временного заместительства» (далее - Разъяснение)).

Конечно, в случае необходимости исполнения обязанностей отсутствующего работника можно руководствоваться не только названной статьей Трудового кодекса. Также можно применить:

• ст. 72.2 и осуществить перевод. В этом случае работник освобождается от выполнения своих трудовых обязанностей и занимается только работой отсутствующего сотрудника. Срок перевода для замещения временно отсутствующего работника не ограничен. Если место, куда планируется перевести работника, вакантно, то перевод может быть осуществлен либо на временной основе (на срок не более года), либо на постоянной (если работодатель считает, что сотрудник справится с работой в новой должности). Отметим, что такой перевод возможен только с согласия работника;
• ст. 72.1 и осуществить перемещение. Если работник перемещается на другое рабочее место, в другое структурное подразделение, расположенное в той же местности, или ему поручается рабо-та на другом механизме или агрегате и это не влечет за собой изменения определенных сто-ронами условий трудового договора, согласие работника получать не требуется. При перемещении работодатель не вправе требовать от сотрудника исполнения трудовых обязанностей по двум должностям;
• ст. 59 и заключить срочный трудовой договор для исполнения обязанностей отсутствующего работника, за которым в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглаше-ниями, локальными нормативными актами, трудовым договором сохраняется место работы. Если должность, по которой нужно исполнять обязанности, вакантна, можно заключить бессрочный трудовой договор, соблюдая требования разд. III «Трудовой договор» ТК РФ.

Да, нужно, и вот почему. Согласно Разъяснению временное исполнение обязанностей по должности отсутствующего работника возлагается на другого работника приказом (распоряжением) по предприятию, учреждению или организации. Аналогичные требования содержатся и в Трудовом кодексе.

Должностная инструкция - это локальный нормативный правовой акт, определяющий функции (обязанности), права и ответственность работника, занимающего определенную должность. Если в нее включено условие о замещении руководителя, это
означает, что работник обязан замещать руководителя только тогда, когда последний уйдет в отпуск, отправится в командировку, заболеет или будет отсутствовать по иным причинам.

Чтобы условие об исполнении обязанностей руководителя начало действовать, необходимо издать приказ, в котором зафиксировать факт отсутствия руководителя и возложения его обязанностей на конкретного работника, а также определить срок замещения и доплату за него.

Отметим, что заключать дополнительное соглашение к трудовому договору в данном случае не требуется.

Должны ли мы заключить с сотрудником, который не является штатным заместителем директора, дополнительное соглашение к трудовому договору о временном исполнении его обязанностей?

Да, должны, при этом необходимость составлять дополнительное соглашение не зависит от способа оформления временного исполнения обязанностей руководителя. Если работник не освобождается от своей работы, исполнение обязанностей можно поручить ему только с письменного согласия, заключив дополнительное соглашение к трудовому договору (ст. 60.2 ТК РФ ). Если для исполнения обязанностей применяется временный перевод и работник освобождается от выполнения своей работы, также необходимо оформить дополнительное соглашение (ст. 72.2 ТК РФ ). Отметим, что ни в том ни в другом случае запись в трудовую книжку не производится.

Имеет ли право исполняющий обязанности руководителя компании принимать и увольнять работников?

При назначении сотрудника исполняющим обязанности руководителя в дополнительном соглашении к трудовому договору обычно прописывают функции, которые он может осуществлять вместо руководителя. Таким образом, он может принимать и увольнять работников, если соглашением ему предоставлены соответствующие полномочия.

Каким образом исполняющему обязанности нужно подписывать документы? Правомерна ли следующая запись: «и. о. директора»?

Действительно, нередко в случае, когда в унифицированную форму приказа вписаны должность и фамилия директора, исполняющий обязанности перед наименованием должности пишет «и. о.» и ставит свою подпись. А иногда исполняющие обязанности перед подписью проставляют косую черту. Это в корне неверно.

На основании п. 3.22 ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» в состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись и ее расшифровка (инициалы, фамилия).

Поскольку должности «исполняющий обязанности» не существует, работник, на которого возложено исполнение обязанностей руководителя, подписывая документ, должен ставить ту должность, которую он занимает по штатному расписанию. Не стоит этого опасаться, ведь ему официально делегированы соответствующие полномочия (приказом, дополнительным соглашением, доверенностью).

На какой срок можно назначить исполняющего обязанности?

Нормативных документов, ограничивающих срок исполнения работником обязанности руководителя, нет, поэтому он может так работать столько времени, сколько необходимо работодателю.

Как назначить исполняющего обязанности директора, если директор неожиданно заболел и не может издать приказ о назначении исполняющего обязанности?

В данном случае вопрос назначения исполняющего обязанности директора компании должен решаться участниками общества. Если участник один - хорошо, вопрос решится достаточно быстро, так как именно он назначит исполняющего обязанности директора на период его временной нетрудоспособности. А вот если участников в обществе больше, решение данного вопроса может затянуться, ведь необходимо провести внеочередное собрание участников. Напомним, что процедура проведения внеочередного собрания участников установлена федеральными законами от 26.12.1995 №   208-ФЗ «Об акционерных обществах» и от 08.02.1998 №   14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» , она может занять длительное время.

Наш руководитель собирается в длительную командировку. Исполняющим его обязанности хотим назначить начальника правового департамента. Можем ли мы передать ему только часть обязанностей директора? Как оформить такую передачу полномочий?

В большинстве случаев порядок замещения руководителя компании прописывается в уставе и условие о замещении руководителя включается в трудовой договор и должностную инструкцию работника, который будет исполнять обязанности руководителя во время его отсутствия. Если процедура замещения в уставе не прописана, издается отдельный приказ. В нем нужно указать, какие именно полномочия передаются, например право подписи финансовых документов, трудовых договоров, бухгалтерской отчетности, и срок, на который они передаются.

Для оформления исполнения обязанностей необходимо заключить дополнительное соглашение к трудовому договору и издать приказ. Кроме этого, на время отсутствия руководителя организации необходимо оформить доверенность с указанием переданных начальнику правового департамента полномочий.

Напомним, что в силу ст. 185 ГК РФ под доверенностью понимается письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому лицу для представительства перед третьими лицами. Доверенность выдается на срок не более трех лет, а если срок не указан, она действует в течение одного года с момента выдачи. Лицо, выдавшее доверенность, может в любое время ее отменить.

Итак, если вы хотите, чтобы начальник правового департамента исполнял только часть функций руководителя, зафиксируйте их в приказе и дополнительном соглашении. В противном случае он будет выполнять те функции, которые определены для руководителя уставом организации и законодательством РФ.

____________________________

Применяется в части, не противоречащей Трудовому кодексу (ст. 423 ТК РФ).
Введен в действие Постановлением Госстандарта РФ от 03.03.2003 № 65-ст.

Как нам правильно оформить приказ? В настоящий период у нас вакантная должность начальника отдела. Мы хотим возложить исполнение обязанностей начальника отдела на сотрудника из другого отдела. Назначать на должность сразу постоянно мы не хотим, так как хотелось бы посмотреть, справится ли сотрудник с обязанностями начальнка отдела. Как нам правильно оформить? Предполагаемый сотрудник находится на госслужбе, должность начальника отдела тоже госслужба. Назначение на эту вакантную должность возможно без конкурса.

Ответ

Ответ на вопрос:

Оформление исполнения обязанностей (временного замещения) по должности возможно только в случае временного отсутствия госслужащего на этой должности, а не по вакантной должности (см. п. 2 ). В данном случае должность является вакантной, поэтому в указанной ситуации можно оформить совмещение (ст. 60.2 ТК РФ).

Не пропустите: главный материал месяца от ведущих специалистов Минтруда и Роструда

Энциклопедиция по госслужбе "под ключ" от Системы Кадры.

Законом № 79-ФЗ не урегулирован порядок совмещения должностей гражданской службы.

В то же время на государственных гражданских служащих действие трудового законодательства и иных актов, содержащих нормы трудового права, распространяется с особенностями, предусмотренными федеральными законами и иными нормативными правовыми актами о государственной гражданской службе (ч. 7ст. 11 ТК РФ).

Законодательством о государственной гражданской службе не установлено запрета при прохождении гражданской службы выполнять дополнительную работу по другой должности гражданской службы в течение установленной продолжительности рабочего дня наряду со своими обязанностями в порядке совмещения (ст. 17 Закона № 79-ФЗ).

Подробности в материалах Системы Кадры:

Из ответа: Как оформить совмещение профессий (должностей)

При каких условиях сотрудник может совмещать профессии или должности в организации

При совмещении профессий сотрудник занимается дополнительной работой в течение своего обычного рабочего дня. При этом дополнительная работа подлежит оплате и возможна только с письменного согласия сотрудника. Такие правила установлены в статьи 60.2 Трудового кодекса РФ.

Под расширением зон обслуживания и увеличением объема выполняемых работ понимают выполнение наряду со своей основной работой, обусловленной трудовым договором, дополнительного объема работ по одной и той же профессии или должности ().

При этом поручение сотруднику дополнительной работы за дополнительную оплату оформите подписанием сотрудником и работодателем дополнительного соглашения к трудовому договору, в котором будут определены как содержание и объем, так и срок будущей работы, а также дополнительная оплата за ее выполнение (ст. , ТК РФ).

На основании дополнительного соглашения к трудовому договору издайте приказ в о поручении сотруднику соответствующей работы и установлении дополнительной оплаты. Копию приказа передайте в бухгалтерию для начисления и выплаты сотруднику доплаты.

Сведения о совмещении профессий, расширении зон обслуживания, увеличении объема работ, исполнении обязанностей временно отсутствующего сотрудника без освобождения от работы, определенной трудовым договором, в трудовую книжку и личную карточку работника вносить не нужно ( , п. , Правил, утвержденных , Инструкции, утвержденной ).

Вопрос из практики: нужно ли каждый раз оформлять дополнительное соглашение к трудовому договору или достаточно заключить один раз, если у сотрудника периодически увеличивается объем работ

Дополнительное соглашение необходимо оформлять на каждый случай увеличения объема работ.

Под увеличением объема выполняемых работ понимается выполнение наряду со своей основной работой, обусловленной трудовым договором, дополнительного объема работ по одной и той же профессии или должности (). При этом следует отличать увеличение объема работ от временного исполнения обязанностей по иной должности (профессии, специальности), когда у сотрудника частично (или полностью) изменится трудовая функция. Признавать такие работы увеличением объема работ нельзя. При временном увеличении объема работ сотрудник за счет интенсивности труда увеличивает объем выпускаемой продукции (оказываемых услуг, выполняемых работ и т. п.), а сам интенсивный труд имеет временный характер.

Для оформления увеличения объема работ необходимо заключить дополнительное соглашение к трудовому договору. Такое соглашение определяет не только содержание, объем, размер дополнительной оплаты за установленное увеличение, но и срок будущей работы (ст. , ТК РФ). Поэтому оформлять дополнительное соглашение к трудовому договору необходимо каждый раз, когда возникает необходимость увеличить сотруднику объем работы.

Вопрос из практики: на какой максимальный срок можно установить совмещение

Трудовой кодекс РФ не устанавливает максимальной продолжительности срока совмещения (). Поэтому стороны вправе установить совмещение на любой срок, определенный ими самостоятельно.

Срок совмещения можно указать:

• конкретной датой;
• событием: «до выхода на работу основного работника».

Если совмещение устанавливают сотруднику со срочным трудовым договором, то во избежание спорной ситуации и признания договора бессрочным срок совмещения не должен превышать срока самого трудового договора, и лучше сразу зафиксировать его в соглашении о совмещении. Иначе работодателю придется отслеживать срок дополнительно, чтобы предупредить сотрудника о прекращении совмещения не позднее чем за три дня до окончания срочного трудового договора ().

Может ли сотрудник совмещать одноименные должности

Совмещать одноименные должности и профессии сотрудник не может. Совмещение означает дополнительную работу по другой профессии или должности. Этим совмещение отличается от временного исполнения обязанностей отсутствующего сотрудника. При временном исполнении обязанностей сотрудник может исполнять обязанности как по одноименным, так и по разным должностям. Это следует из положений статьи 60.2 Трудового кодекса РФ.

Кроме того, ограничения на совмещение должностей предусмотрены в отношении руководителя организации. А именно:

• руководитель не должен входить в состав органов, осуществляющих функции контроля и надзора в данной организации. То есть он не может совмещать обязанности ревизора, аудитора и т. п.;
• руководитель не может совмещать должность главного бухгалтера. Это ограничение не распространяется на организации малого и среднего предпринимательства, при условии что они не относятся к кредитным. Руководителю кредитной организации совмещать должность главбуха запрещено во всех случаях.

Такой порядок предусмотрен статьи 276 Трудового кодекса РФ, а также Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ.

Вопрос из практики: может ли сотрудник совмещать больше двух должностей в одной и той же организации

Да, может.

В трудовом законодательстве нет ограничений по количеству должностей, которые может совмещать один и тот же сотрудник (). Поэтому сотрудники вправе совмещать больше двух должностей в одной и той же организации.

Исключение составляют случаи, когда действует . Например, руководитель организации не может совмещать должность главного бухгалтера в кредитной организации ( , ).

Вопрос из практики: можно ли совместителю установить работу в режиме совмещения

При этом следует помнить, что работу в режиме совмещения совместитель будет выполнять в течение времени, определенного его трудовым договором. А время работы совместителя может составлять не более четырех часов в день и не более половины месячной нормы рабочего времени за один месяц (другого учетного периода) ().

Как установить совмещение новому сотруднику

Отдельный трудовой договор на совмещение с сотрудником оформлять не нужно.

Если совмещение устанавливается новому сотруднику при приеме на работу, то в трудовом договоре с ним отразите как условия выполнения основной работы, так и условия выполнения работы по совмещению. На основе договора и укажите в нем на совмещение профессий (должностей).

Вопрос из практики: как отразить условие о совмещении профессий в приказе о приеме на работу

В строке «Условия приема на работу, характер работы» приказа по укажите: «На условиях совмещения с должностью (наименование должности)». Форма приказа о приеме на работу утверждена .

Как установить совмещение профессий (должностей) уже работающему сотруднику

Если совмещение устанавливают уже работающему в организации сотруднику, обязательно получите его согласие на совмещение (). Согласие сторон оформите в виде (). В нем укажите:

• работу (должность), которую сотрудник будет выполнять дополнительно, ее содержание и объем;

• срок, в течение которого сотрудник будет выполнять дополнительную работу;

Такие требования к оформлению совмещения предусмотрены в статьи 60.2 Трудового кодекса РФ.

На основе заключенного соглашения издайте приказ о совмещении. Типовая форма документа не предусмотрена, поэтому составьте его в .

Вопрос из практики: нужно ли вносить в трудовую книжку сотрудника сведения о совмещении

Нет, не нужно.

В трудовую книжку работодатель вносит сведения о сотруднике, выполняемой им основной работе, переводах на другую постоянную работу, об увольнении, а также сведения о награждениях ( , Правил, утвержденных , Инструкции, утвержденной ).

Ни один из документов, регламентирующих порядок заполнения трудовых книжек ( , утвержденные , утвержденная ), не предусматривает оформление записей о совмещении.

Таким образом, в трудовую книжку вносить запись о совмещении не нужно.

Вопрос из практики: какую должность указывать при подписании документов сотруднику, который работает на условиях совмещения: основную или по совмещению

Основную, так как никакой дополнительной должности при совмещении сотруднику не устанавливают.

Как оплатить совмещение

При совмещении профессий (должностей) сотруднику дополнительно к его заработку .

Как отменить совмещение

Сотрудник имеет право досрочно отказаться от выполнения дополнительной работы, а работодатель - досрочно отменить поручение о ее выполнении. О досрочном прекращении работы в режиме совмещения сотрудника нужно уведомить в не позднее чем за три рабочих дня. Если сотрудник хочет досрочно отказаться от выполнения дополнительной работы, он также должен предупредить об этом работодателя за три рабочих дня, подав . Такой порядок предусмотрен в статьи 60.2 Трудового кодекса РФ.

Независимо от того, кто являлся инициатором прекращения дополнительной работы на основе оформленного уведомления или полученного от работника заявления, издайте приказ об отмене совмещения. Типовая форма приказа не предусмотрена, поэтому составьте его в . Приказ подтвердит, что обе стороны знают об отмене совмещения, и зафиксирует его дату, а также проинформирует всех заинтересованных об этом изменении. В частности, приказ станет основанием для бухгалтерии прекратить .

Заключать отдельное дополнительное соглашение к трудовому договору об отмене совмещения можно, но не обязательно. В данном случае стороны ни о чем не договариваются. Отмена происходит в одностороннем уведомительном порядке без необходимости получать согласие второй стороны. Аналогичный подход применяют и в случае увольнения. Соглашение к трудовому договору при увольнении стороны заключают, только если в нем нужно прописать специальные условия расторжения, например особый срок увольнения или выплату дополнительной компенсации. Если сотрудник уведомляет об увольнении (прекращении работы) в общем порядке за две недели и работодатель не планирует договариваться об особых условиях, то на основе заявления издают организационный приказ на увольнение без оформления каких-либо дополнительных соглашений.

Вопрос из практики: нужно ли оформить увольнение или перевод, если требуется отменить сотруднику совмещение

Нет, не нужно.

В этом случае ни об увольнении, ни о переводе речи не идет. При совмещении отдельный трудовой договор не заключают и запись в трудовую книжку сотрудника не вносят ( , Инструкции, утвержденной ). на определенный срок по соглашению сторон с изданием приказа руководителя. По истечении этого срока сотрудник прекращает работу по совмещаемой профессии (должности) и продолжает исполнять только ту работу, которая предусмотрена трудовым договором. Как организация, так и сотрудник вправе , письменно известив об этом другую сторону не позднее чем за три рабочих дня. Такой порядок установлен Трудового кодекса РФ.
В работе кадровиков произошли важные изменения, которые надо учитывать в 2019 году. Проверьте в формате игры, все ли нововведения вы учли. Решите все задачи и получите полезный подарок от редакции журнала «Кадровое дело».

Грамматические ошибки как в деловой, так и в личной переписке формируют негативное впечатление об авторе и могут противоречить общепринятым нормам оформления документации. В частности, речь идет о сокращениях от «временно исполняющий обязанности» и «исполняющий обязанности». Итак, врио или и. о., разберемся, как правильно писать.

Врио: расшифровка акронима

Аббревиатура врио расшифровывается как временно исполняющий (исполняющая) обязанности. Является акронимом (видом аббревиатуры), который образовался от первых букв словосочетания. Врио сохраняет признаки инициализации и в то же время относится к группе сокращений, обозначающихся как самостоятельные слова. В орфографических словарях русского языка врио подается как несклоняемое существительное мужского и женского рода.

В официальных документах самыми распространенными грамматическими ошибками являются: неправильные падежные склонения, правописание фамилий, в том числе их склонение, ошибки при употреблении имен числительных и предлогов.

Сокращение от «временно исполняющий обязанности» часто употребляется в деловой речи.

И. о. директора (начальника)

В делопроизводстве словосочетание «исполняющий (исполняющая) обязанности» часто заменяют сокращением и. о., что является абсолютно допустимой нормой, например, и. о. генерального директора.

Орфографический словарь русского языка подает такое сокращение как несклоняемую единицу мужского и женского рода. Казусы в официальных документах случаются в зависимости от того, как пишется ио, ИО или и. о. директора.

Неверно составленное деловое письмо отдаляет автора от желаемого результата. Ведь значение имеет не только грамматический аспект, а и структура текста. Грамотное построение документа заключается в четкости излагаемого текста и правильном соотношении всех его частей.

Делопроизводство: все об и. о. и врио

Когда кто-то из должностных лиц уходит в отпуск или на больничный, и в документации предприятия появляется формулировка «временно исполняющий обязанности», актуальным становится вопрос о правильности сокращения. Тогда и возникают сомнения: писать врио или и. о., идентичны и взаимозаменяемы ли эти понятия и, если нет, то в чем принципиальная разница.

Когда используются сокращения

В делопроизводстве общепринята норма употреблять вышеупомянутые сокращения при возложениях обязанностей одного руководящего лица на другое. В законодательстве четкой границы между этими словосочетаниями нет, но с лингвистической точки зрения они несут разное семантическое значение, поэтому употребляются в четко определенных случаях. Также существуют грамматические нормы, как правильно писать и. о. и врио в документах.

Исходя из практики очевидно, что сокращения от «временно исполняющий (исполняющая) обязанности» употребляют, когда на работника организации возлагаются функции отсутствующего сотрудника на определенный период. Это может быть время отпуска непосредственного руководителя, его больничный и другие случаи, когда человек в силу каких-либо обстоятельств не может исполнять свои должностные обязанности, и на этот период они возлагаются как правило на его заместителя.

В трудовую книжку работника запись о назначении временно исполняющем обязанности не вносится. Но для оформления внутренней документации необходимо знать, как этот акроним пишется правильно.

Сокращение и. о. употребляется в случаях, когда речь идет о свободной должности. То есть, когда согласно штатному расписанию есть вакантное место, и эти должностные обязанности поручаются одному из сотрудников до тех пор, пока не найдется соответствующая кандидатура. Причем делается это путём совмещения должностей. Также в случаях, когда человек приступает к исполнению обязанностей выборной должности до собрания уполномоченного органа. Это может быть общее собрание, совет или правление.

Специалисты в области делового общения советуют особое внимание обращать на тон создаваемого документа, придерживаясь продуманности формулировок и избегая образных выражений и проявления эмоций.

Как правильно пишутся

Рассмотрим на конкретных примерах употребление и. о., врио директора, проанализируем, как правильно писать и сокращать.

Сокращение и. о. генерального директора в большинстве случаев не вызывает затруднений, как правильно писать. В русском языке общепринятое сокращение, обозначающее исполняющего (исполняющую) обязанности руководителя, пишется со строчных букв, после которых обязательно ставятся точки. Заглавной первая буква пишется лишь в начале предложения.

Например:

1. В заключение и. о. директора (начальника) подчеркнул важность предложенного проекта.
2. И. о. начальника прибыл с официальным визитом.

Словосочетание «временно исполняющий (исполняющая) обязанности» принято сокращать врио. Акроним врио генерального директора в офисном закулисье имеет больше вариантов написания, вызывая путаницу, о чем можно догадаться по часто задаваемому на форумах вопросу о том, как пишется правильно.

Недопустимо писать ВРИО начальника, ВрИО директора, вр. и.о. генерального директора. В русскоязычном правописании предусмотрен единственный верный и корректный вариант – врио. Причем акроним пишется со строчной буквы за исключением случаев, когда с него начинается предложение.

Например:

1. Врио генерального директора утвердил проект инновационных разработок компании на 2017 год.
2. О новшествах в трудовом законодательстве сообщил врио начальника отдела кадров.

В официальных документах сокращения и. о. и врио пишутся исключительно перед должностью лица.

В деловых письмах эксперты советуют употреблять простые слова, не обедняя язык, отдавать предпочтения глаголам, не вдаваться в детализацию мелочей и не заходить издалека.

Обязательно ли писать сокращения и. о. и врио в делопроизводстве

Разобравшись в различиях между и. о. и врио начальника, в нюансах, как что пишется, уточним, насколько обязательно в делопроизводстве употреблять эти аббревиатуры.

На самом деле, сокращения и. о. и врио в документации обязательны лишь в тех случаях, когда в приказе о назначении должностного лица имеется формулировка «назначить исполняющим обязанности» или «назначить временно исполняющим обязанности».